طرق ادارة المشاريع الصغيرة

تقدير المخاطر

أي نوع من المشاريع لا بد من أن يكون فيه مخاطر، ولا بد أن يكون لدى إدارة المشاريع الصغيرة فكرة ولو عامة عن مخاطر المشروع والاحتمالات التي قد يواجهها وتوقعات لما قد يحصل، وهذا واحد من المهام الرئيسية لأي إدارة في أية مشروع. تقدير المخاطر يشمل التحديات والمشاكل والأزمات والصعوبات التي قد تعيق سير عمل المشروع أو تحد من تقدمه، وتوفير الخطط التي تساعد على تجاوز أي خطر محتمل قد يحصل مستقبلًا.

وجود الكفاءات الازمة

كل مشروع ومجال عمل بحاجة لمهارات محددة متوافرة لدى القائمين على هذا المشروع، سواء كان المشروع صغير متوسط أو كبير، وبالتالي من مهام إدارة المشاريع الصغيرة معرفة ما يلزم المشروع من مهارات والعمل على توفيرها واتاحتها ليتم العمل فيه على أكمل وجه.

تحديد الهدف

مهما كان المشروع صغير وحتى لو كنت ستعمل عليه بمفردك من الأفضل تحديد هدف واضح لما تريد تحقيقه والوصول له حتى ولو في المرحلة الأولى من عمر المشروع، وإلا سيغدو من الصعب توجيه العمل نحو نقاط محددة أو معرفة الأولويات والمهام الرئيسية فيه،

وباعتبارك مدير المشروع من الضروري أن يكون لديك رؤية تفصيلية واضحة حول مستقبل المشروع وأهدافه وما الذي ستعمل عليه في الفترة المقبلة، وتنقل هذا إلى فريق العمل إن كنت تعمل مع أخرين، حتى يستطيع كل فرد أن يعرف مهامه وواجباته وما الذي يعمل عليه.

يجب ان تكون واقعي

كثير ما يحصل ويكون مدير المشروع أو حتى إدارة المشروع ككل مفرطة في الحماس تجاه العمل وبالتالي المبالغة في التوقعات والطموحات وتحديد أهداف من الصعب تحقيقها أو تتطلب جهود كبيرة لا تتوفر في المشروع الصغير. لذلك على إدارة المشاريع الصغيرة أن تتوخى الحذر بهذا الشأن وتبقى واقعية في أهدافها وتطلعاتها قدر الإمكان.

التواصل مع المستثمرين

المساهمين هم أصحاب المصلحة والمستثمرين في المشروع الخاص بك والأفراد الذي يوفرون مصادر التمويل، هذه الجهات مهمة بقدر أهمية المشروع وعليها يعتمد كليًا، لذلك من الضروري أيضًا على إدارة المشاريع الصغيرة أن تولي أهمية لهذا الجانب وتحافظ على خط تواصل جيد وإيجابي مع هذه الجهات سواء كانت أفراد أو مشاريع واطلاعهم بشكل دائم على سير العمل وأخر التطورات والتحديثات في المشروع بما يضمن بقائهم كجهات داعمة.

وضع خطة احتياطية

الأخطاء قد تحصل دائمًا، لذلك فأن الإدارات المحترفة للمشاريع دائمًا ما يكون لديها خطط بديلة للظروف والحالات الطارئة، والتي تكون فيها مضطرة لتغيير آلية العمل أو تصحيح مساره بأي شكل كان. لذا من الضروري أن يكون لديك خطة بديلة لأي موقف أو ظرف طارئ على الرغم من صعوبة توقع ذلك، ولكن لا بد من خطة بديلة تضمن استمرار العمل مهما حصل.

  وضع المسئوليات

كل فرد من القائمين على المشروع يجب أن يعرف مهامه ومسؤولياته والجزء من المشروع الذي يعمل عليه، بما في ذلك مدير المشروع وباقي الأفراد. الأمر الذي يضمن قيام كل فرد بواجبه تجاه العمل، ويساعد على تقييم الأفراد وما يقومون به من أعمال انطلاقًا من معرفة مهامهم.

التحكم في عمليات التواصل

إدارة عمليات التوصل الخاصة بالمشروع من المهام الضرورية والتي قد تؤثر بشكل مباشر على نجاح أو فشل المشروع، إذ إنه التواصل السيء ضمن المشروع قد يؤدي إلى سوء فهم الأفكار وسوء تنفيذها وعدم قدرة فريق العمل على متابعة العمل كما يجب. كذلك فأن التواصل مع الجهات الخارجية ذات الصلة بالمشروع أيضًا مهم ولا بد من أن يكون على قدر كبير من الفاعلية والكفاءة ليضمن تحقيق المشروع لأهدافه وتطلعات إدارته.

توضيح الاطار العام للمشروع

من الضروري أن يعرف مدير المشروع والعاملين معه الإطار العام لعمل المشروع وما المهام الرئيسية التي سيقدمها المشروع سواء للزبائن والعملاء، وما هي التغييرات التي قد يقوم بها في السوق، وكيف سيتمكن المشروع من فعل ذلك. فضلًا عن أفضل الطرق لذلك والتي تقلل من استخدام الموارد قدر الإمكان بما يحقق الفائدة للمشروع ككل.